FAQ: Подготовка документов

обновлено 20.05.23

1. Документы для использования в Нидерландах
2. Требования к оригиналам документов
3. Легализация документов
4. Что делать, если документ выдан в другой стране
5. Где лучше делать переводы
6. Подготовка документов поэтапно

1. Документы для использования в Нидерландах

Подробные списки документов выложены в FAQ Виза MVV. Подготовка документов обычно включает в себя:

• запрос оригинала документа;
• легализацию документа;
• перевод на голландский (нидерландский) язык.

О том, как называются эти документы в вашей стране и где они оформляются, смотрите в п.2. Повторим общие названия документов для вас и ваших детей.

Обязательные документы для визы MVV:

• документ о не состоянии в браке (не замужестве) из той страны, гражданином которой вы являетесь. А также той страны, где вы проживаете более 3 месяцев на основании имеющегося вида на жительство. Где и кем должен оформляться этот документ, зависит от того, в какой стране вы проживаете. Более подробно об этом читайте в п.2.  Документ должен быть не старше 6 месяцев на момент подачи документов на MVV;
• свидетельство о браке, если вы состоите в официальных отношениях;
• выписка из архива ЗАГС или другой подобной организации о перемене фамилии. Это касается случаев, если вы ее меняли в предыдущих браках и теперь она не совпадает с фамилией в свидетельстве о рождении. Ее может заменить справка о предыдущих заключенных браках;
• заявление отца о согласии с выездом ребенка с родины. Также можно заранее оформить разрешение отца на получение ребенком в будущем гражданства Нидерландов;
• свидетельство о рождении ребенка;
• если отца нет, либо справка, что вы — мать одиночка или выписка из решения суда о лишении отца родительских прав, или свидетельство о смерти отца ребенка. IND могут дополнительно потребовать документы, подтверждающие ваши родительские права. Такими документами могут быть ксерокопии оригинала и легализованного перевода справки из органов опеки и попечительства о том, что на основании семейного кодекса вы являетесь законным представителем ребенка или ксерокопии оригинала и легализованного перевода решения суда о разводе с определением проживания ребенка с матерью. Перед оформлением этих документов, обязательно уточните, что именно нужно IND!

Дополнительные документы для MVV:

• справка о несудимости, если вы запрашиваете MVV с адвокатом и ее требуют предоставить;

Дополнительные документы, нужные уже в Го:

• ваше свидетельство о рождении;
  Гражданам бывших республик СССР необходимо его заменить. Если оно выдано до 1991 года в СССР, надо запросить новое свидетельство/дубликат в ЗАГСе (или подобной организации) по месту рождения. И там же легализовать его (см. ниже п.3). Другой вариант (менее желательный) — это сделать нотариальную копию старого свидетельства о рождении и легализовать перевод этой копии в органах Юстиции там, где вы живете (см. п.4).
• легализованный диплом о вашем образовании. Он потребуется, если вы собираетесь учиться в Го дальше, работать по специальности, подтверждать свой титул и т.д.
• если вы после переезда в Го собираетесь вступать в брак, то заодно подготовьте легализованное и переведенное свидетельство о последнем разводе или легализованный перевод свидетельства о смерти предыдущего супруга, если вы были в браке. Более подробно о вступлении в брак и необходимых документах рассказано в FAQ: Заключение брака.

2. Требования к оригиналам документов

Вид и место выдачи оригинала документа зависит от того, в какой стране он выдается. Информация на голландском о том, какие именно документы и в какой организации вы должны оформить, дана в ссылке Legaliseren van buitenlandse documenten voor gebruik in Nederland. Названия стран надо писать на голландском!

3. Требования к внешнему виду

Документы, предназначенные для перевода и легализации должны выглядеть так, чтобы не вызывать претензий, и соответствовать ряду правил:

• данные, указанные в документе, должны соответствовать данным вашего паспорта;
• на документах не должно быть исправлений либо должна стоять фраза «исправленному верить»
• печати и текст должны быть читабельными;
• если документ состоит из нескольких листов, то все листы должны быть сшиты между собой и пронумерованы, а на оборотной странице содержать наклейку «прошито и пронумеровано», печать организации и подпись сотрудника;
• если вы прикладываете ксерокопии, то они должны быть хорошо читаемыми и не содержать затемнений в тексте, на печатях и подписях.

3. Легализация документа, где и как она делается

Легализация документа, выданного в одной стране нужна для придания этому документу юридической силы в другой стране.

Обратите внимание, что легализация документа не имеет срока годности! Срок годности бывает у содержания документа. Например, справка/заявление о не состоянии в браке должна быть не старее 6 месяцев на момент подачи документов в IND.

Для документов, предназначенных для использования в Го, используется одна из нижеописанных легализаций.

Легализация штампом Апостиль

Апостиль — это специальный штамп. Он проставляется на официальных документах, выданных в учреждениях и организациях стран-участниц Гаагской конвенции.

Штамп «Апостиль» удостоверяет подлинность подписи (например, нотариуса или переводчика) и уточняет качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ. Апостиль не требует дальнейшего заверения или легализации документа и признается официальными органами всех государств-участников Конвенции. Список стран, подписавших конвенцию можно посмотреть на сайте Landen die meedoen met het Apostilleverdrag.

Штамп «Апостиль» на документ можно поставить только в той стране, которая выдала этот документ.

Консульская легализация

Консульская легализация — это способ легализации документов для стран, не являющихся участницами Гаагской конвенции. По сравнению с Апостилем, такая легализация является более сложной двусторонней процедурой.

Консульская легализация состоит из следующих шагов:

1. В вашей стране делается копия документа, которая заверяется нотариусом.
2. Министерство Юстиции вашей страны проверяет наличие подписи нотариуса в своей базе данных и удостоверяет печать и подпись нотариуса.
3. МИД вашей страны удостоверяет печать МинЮста и подпись уполномоченного должностного лица.
4. Консульство или посольство Нидерландов в вашей стране проверяет подпись сотрудника МИДа и легализует этот документ для использования на своей территории. Если в вашей стране нет представительства Нидерландов, надо обращаться в другую страну, где представительство Нидерландов оказывает услуги для вашей страны. Названия стран надо писать на голландском!

4. Что делать, если документ выдан в другой стране

Если вы родились в одной из бывших республик СССР, есть несколько способов получить легализацию документа из этой республики:

• Можно обратиться в консульство этой страны с оригиналом вашего документа с просьбой поставить на него штамп «Апостиль» или с просьбой выслать вам дубликат вашего документа со штампом «Апостиль». Это требует от 3 до 6 месяцев для исполнения.
• Для легализации документа, выданного одной из стран бывшего СССР, можно обратиться в ЗАГС по месту жительства с просьбой истребовать для вас из нужного ЗАГСа нужной страны нужный документ с Апостилем. Это касается документов о гражданском состоянии (св-во о рождении, о браке, о разводе, о смерти и т.д.). Это требует от 3 до 6 месяцев для исполнения.
• В стране проживания можно сделать нотариальную копию документа, выданного в другой республике, заверить эту копию Апостилем в органах юстиции страны проживания, потом перевести и поставить Апостиль уже на перевод .

Обратите внимание, если на каждом этапе документ заверяет один и тот же нотариус, то на документе нужен только один Апостиль.

5. Где лучше делать переводы

Подготовка документов для использования в Нидерландах также включает в себя их перевод на голландский (нидерландский) язык. Переводы лучше делать в Нидерландах у присяжного переводчика. Печать такого переводчика на переводе документа заменяет штамп «Апостиль». Документ, подготовленный таким образом не вызовет нареканий у инстанций при последующем применении в Го. Это касается, например, регистрации по месту жительства, вступления в брак или запроса гражданства. Адреса присяжных переводчиков с родных языков на голландский ищите на сайте Bureauwbtv.nl

Перевод стоит от 40 до 65 евро за документ. Для того, чтобы сделать перевод в Голландии, высылаете качественную ксерокопию или скан оригинала документа со штампом «Апостиль» (или консульской легализацией) присяжному переводчику по электронной почте.

На перевод, сделанный в Голландии присяжным переводчиком, проставлять Апостиль не надо!

6. Подготовка документов поэтапно

Для оформления MVV вам потребуются легализованные оригиналы и переводы ваших документов, а также простые ксерокопии. Подготовить документы для предъявления в IND можно двумя способами. Второй способ самый популярный и вызывает больше доверия у IND.

Способ 1: подготовка всех документов на родине

1. легализуете оригиналы своих документов одним из способов (см. выше);
2. делаете копии документов у нотариуса и заверяете их у того же нотариуса;
3. переводите нотариальные копии документов на голландский язык в бюро переводов;
4. заверяете переводы нотариальных копий документов у нотариуса и ставите второй Апостиль;
5. отправляете в Го своему партнеру ксерокопии легализованных документов по емейлу. Все оригиналы вы оставляете себе, так как они потребуются в консульстве для вклейки визы MVV в паспорт в случае положительной рекомендации.

Повторим, что если на каждом этапе документ заверяет один и тот же нотариус, то на документе нужен только один Апостиль.

Способ 2: подготовка документов на родине и в Го

1. легализуете оригиналы своих документов одним из способов (см. выше);
2. сканируете легализованные документы (все страницы);
3. пересылаете отсканированные копии документов партнеру в Го по электронной почте;
4. ваш партнер в Го пересылает отсканированные документы присяжному переводчику;
5. присяжный переводчик переводит и заверяет документы (занимает 2-3 дня) и пересылает переводы вашему партнеру (см. выше п. 5);
6. партнер отправляет свои документы и (ксеро)копии переводов ваших документов в IND;
7. партнер отправляет вам по почте оригиналы переводов ваших документов. Они могут потребоваться вам в консульстве перед вклейкой визы MVV в случае положительной рекомендации. Заранее уточните о необходимости этого в консульстве.

Если у вас остались вопросы, задавайте их в нашем Форуме в первом разделе.
Если у вас есть дополнения или исправления к вышеприведенной информации, пишите на lenna@gollandia.com.

Источники IND, Rijksoverheid

Подготовила Лена ван дер Краусбес

2002-2012-2023